「売上は伸びているのに、請求・支払・集計の仕事ばかり増えている」。そんなことはありませんか？
売上が伸び、人員や取引先が増えるのは喜ばしいことです。一方で、受注・見積り・請求・入金確認・発注・支払・給与などの処理件数も増えます。
社員を増やしても、仕事の進め方が以前と同じでは、確認や入力に追われる人が増えるだけになることがあります。
必要なのは、会社の成長に合わせて、管理業務の仕組みも成長させることです。今回は、今ある業務データやExcelを活用しながら、作業の増加を抑える改善方法を紹介します。
1．会社が大きくなると、管理業務はどう増える？
例えば、受注数が増えれば、請求書の作成件数だけでなく、取引先ごとの単価確認、入金確認、変更履歴の管理も増えます。社員が増えれば、勤怠・給与・入退社・各種申請の処理も増えます。
同じやり方を続けると、処理件数が増えた分だけ業務時間も増えやすくなります。
| 会社の変化 | 増えやすい管理業務 |
|---|---|
| 取引先・案件が増える | 見積り、請求、売掛金管理、契約条件の確認 |
| 外注先・仕入先が増える | 発注、支払、単価照合、請求書の確認 |
| 社員が増える | 勤怠、給与、入退社手続き、権限管理 |
| サービスや料金プランが増える | 単価表の更新、条件別計算、訂正処理 |
| 拠点や担当部署が増える | 資料の集約、承認、進捗確認、部門別の集計 |
問題は、件数が増えることそのものではありません。増えた仕事を毎回人の手で転記・照合していることが、負担を大きくする原因です。
2．処理件数が3倍になると、業務時間はどう変わるか
請求書の作成・確認に1件当たり8分かかっている会社で、月80件から240件へ増えたケースを考えてみます。
| 項目 | 成長前 | 成長後・従来のまま | 成長後・改善した例 |
|---|---|---|---|
| 月間処理件数 | 80件 | 240件 | 240件 |
| 1件当たり作業時間 | 8分 | 8分 | 3分 |
| 月間作業時間 | 10時間40分 | 32時間 | 12時間 |
| 成長後・従来比の削減時間 | ― | ― | 20時間 |
成長後の従来方式より、月20時間の作業を削減できる計算例です。
横棒は最大32時間を共通目盛として比較。削減時間は仮定した作業時間による試算で、効果を保証するものではありません。
作業時間を1件8分から3分に短縮できれば、件数が3倍になっても、作業時間は10時間40分から12時間へと小幅な増加にとどまります。
ただし、確認を省けばよいという意味ではありません。必要な照合や承認を残したまま、重複入力や単純な転記を減らすことが重要です。
3．会社の成長に仕組みが追いつかない5つのサイン
① 同じ情報を何度も入力している
営業担当が入力した売上情報を、請求担当が別のExcelに転記し、経理担当がさらに会計用に入力する。こうした重複は、件数が増えるほど大きな負担になります。
② 単価や取引条件が担当者ごとに違う
案件・サービス・取引先によって単価が異なるのに、最新版がどれか分からないと、毎回確認が必要になります。請求額や支払額の間違いにもつながります。
③ 請求済み・入金済みがひと目で分からない
請求書を発行して終わりでは、未請求や未入金を見落とすことがあります。受注・請求・入金が別々の表にある場合、照合に時間がかかります。
④ 担当者が増えるほど確認のやり取りが増える
誰がどこまで処理したのか、どの承認待ちなのかが共有されていないと、人数が増えるほど問い合わせや確認が増えます。
⑤ 数字を出すために月末に集計が集中する
日々のデータが統一されていないと、月末にまとめ直す必要があります。経営者が知りたい利益や資金の状況を、必要なときに確認できないことも問題です。
4．まず整えたい、5つの業務の仕組み
STEP 1｜入力する情報を一度で済ませる
案件番号・取引先・サービス名・数量・金額・担当者などの基本項目を決めます。入力した情報を後続の請求や集計に活用できる形にし、転記を減らします。
STEP 2｜単価表・取引先情報を共通管理する
売上単価、支払単価、適用開始日、条件変更の履歴などを整理します。単価が変わった際に過去データを書き換えないよう、適用期間や根拠も記録します。
STEP 3｜案件の状態を一つの流れで管理する
受注から請求・入金まで、発注から検収・支払までを関連付けます。状態を共有できれば、未請求・未処理・承認待ちが分かりやすくなります。
実際の会計処理と管理上の状態は分けて設計し、重複支払防止などのチェックを維持します。
STEP 4｜確認・承認をルール化する
金額差異があるとき、条件変更があるとき、一定額を超える支払を行うときなど、誰が確認するかを明確にします。入力する担当・確認する担当・最終承認する担当を必要に応じて分けます。
STEP 5｜月次の経営数字まで自動集計・定型化する
案件別の売上・原価・利益、未請求・未入金、支払予定などを定期的に集計します。手作業で複数の資料を合わせるのではなく、元データが整理されていれば同じ定義で再集計できます。
最初から大規模システムを導入する必要はありません。業務量や管理対象に合わせて、Excelの表を整理する、既存ソフトの出力を活用する、必要な部分だけ連携する、といった順番で十分に改善を始められます。
5．必要な「管理台帳」は、最初はこれだけでよい
成長中の会社でも、まずは次の情報が整っているかを確認します。
| 管理する情報 | 最低限決めたい項目 | 防ぎたい問題 |
|---|---|---|
| 案件台帳 | 案件番号・取引先・担当・進捗 | 仕事の抜け漏れ |
| 単価・契約条件 | サービス名・適用単価・開始日・更新履歴 | 金額の誤り |
| 売上・請求 | 売上確定日・請求額・発行日・請求番号 | 未請求・重複請求 |
| 入金・未収 | 入金予定日・入金額・照合状況 | 回収漏れ |
| 発注・支払 | 発注番号・請求書・承認・支払予定日 | 二重支払・支払遅れ |
| 月次管理 | 売上・直接費・案件利益・着地見込み | 経営判断の遅れ |
表の数を増やすことが目的ではありません。同じ案件番号・取引先情報・単価の基準で、関係する表をつなげられることが大切です。
6．仕組みづくりで、やってはいけないこと
① システムを入れることだけを目的にする
入力項目や業務ルールが決まっていないままソフトを導入すると、これまでの非効率な手順がそのまま残る場合があります。まず現状の仕事の流れを整理します。
② すべての部署を一度に変更する
一斉に運用を変えると混乱や入力漏れを招くことがあります。請求など一つの業務から試し、問題がなければ横展開する方が進めやすくなります。
③ 照合や承認まで省いてしまう
処理の効率化と内部統制は両立させる必要があります。特に請求額・支払先・振込情報の確認など、重要なチェックは役割を分けて残します。
7．会社の成長に備える、最初の30日間
| 期間 | 取り組むこと | 確認する成果 |
|---|---|---|
| 1週目 | 集計・請求・支払の作業と件数を数える | 時間がかかる業務を3つ選ぶ |
| 2週目 | 入力項目・案件番号・単価ルールを揃える | 元データの定義と保存先を統一 |
| 3週目 | 1業務を改善し、担当者が実際に処理する | 二重入力や確認の重複を減らす |
| 4週目 | 処理時間・誤り・保留件数を比較する | 次に改善する業務を決める |
改善の成果は「システムを入れたか」ではなく、処理件数が増えたときにも業務が安定しているかで判断します。
例えば、1件当たりの処理時間、請求の遅れ、支払の差戻し件数、月次集計にかかった時間を継続的に見ると、どの改善が効果的か分かります。
8．売上が増えても、管理の負担を増やし続けない会社へ
会社が成長すると、仕事の量や種類が変わります。成長前に便利だった仕事の進め方が、そのままでは通用しなくなることもあります。
profit｜プロフィットでは、案件別の売上・利益管理、見積りの仕組み、請求・入金・支払の照合、会社ごとの業務計数の集計、月次の経営管理資料まで、実務に合わせて整理する支援を行います。
新しいシステムありきではなく、既存のExcelや業務ソフトを確認し、必要な部分から低コストで改善する方法を考えます。
「売上は伸びたのに、事務処理が追いつかない」「管理部門を増員する前に改善したい」という段階からでもご相談ください。
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