「今月の利益はいくらですか？」と聞いても、すぐに数字が出てこない。
「先月の売上は分かるが、今月の着地は分からない」「資金繰りは通帳を見ないと答えられない」「利益の少ない仕事を確認するのに数日かかる」。こうした状態では、経営判断がどうしても後手に回ります。
必要なのは、すべての数字をリアルタイムで集める高額なシステムではありません。経営者が判断したいときに、必要な数字を同じルールで確認できる仕組みです。
1．数字が出てこないこと自体が、経営上のリスク
例えば、受注を増やすべきか、人員を増やすべきか、値引きを認めるべきか。こうした判断には、売上だけでなく、利益や今後の資金の動きも必要です。
数字がすぐ分からないと、過去の経験や感覚だけで判断しやすくなります。状況によっては、利益の少ない仕事を増やしたり、入金より先に支払が増えたりする原因になります。
ただし、早く出た数字が必ず正しいとは限りません。「確定した数字」と「見込みの数字」を分けて示すことも大切です。
2．経営者が最初に確認したい5つの数字
会社の規模や業種によって必要な指標は異なりますが、最初は次の5項目から始めると整理しやすくなります。
| 確認する数字 | 経営判断にどう役立つか |
|---|---|
| ① 売上の実績・着地見込み | 目標までの差と、今月の売上の見通しが分かる |
| ② 粗利益の実績・見込み | 売上が増えても利益が残っているか判断できる |
| ③ 仕事別・案件別の採算 | どの仕事に人員や時間を使うべきか検討できる |
| ④ 入金予定・未回収額 | 売掛金の回収状況と入金遅れを把握できる |
| ⑤ 現預金と支払予定 | 今後の資金不足を早めに発見できる |
特に重要なのは、売上・利益・資金繰りを別々に見るのではなく、同じ時点の情報として並べることです。
3．数字が1枚にまとまると、何が分かるのか
ある会社の月中時点の状況を、架空の数字で整理してみましょう。
| 項目 | 確認できる数字 |
|---|---|
| 今月の売上目標 | 1,000万円 |
| 現時点の売上実績 | 700万円 |
| 今月の着地見込み | 900万円 |
| 月間の直接費見込み | 650万円 |
| 管理用の粗利益見込み | 250万円 |
| 現預金残高 | 450万円 |
| 今後30日の確定入金予定 | 500万円 |
| 今後30日の確定支払予定 | 750万円 |
この一覧があれば、売上は目標に100万円届かない見込みだと分かります。一方で、着地見込み900万円から直接費見込み650万円を引くと、管理用の粗利益見込みは250万円、粗利益率は約27.8％です。
さらに現預金450万円に、今後30日の確定入金500万円を加え、確定支払750万円を引くと、30日後の簡易的な資金残高見込みは200万円となります。
もちろん、この200万円は新たな支出や入金遅れなどを反映していない参考値です。未確定の入出金は別枠で管理し、余裕があるか追加確認が必要です。
注意：上記の「管理用の粗利益」は直接費だけを差し引いた試算です。給与や本社経費をどこまで直接費に含めるかで意味が変わるため、会社内で定義を統一します。税金や販管費などを差し引いた最終利益とは異なります。
4．数字がすぐに出ない会社で起こりがちな4つのこと
① 売上や費用のデータが担当者ごとに分かれている
売上は営業担当、請求は事務担当、支払は経理担当。資料が別々で、集計するたびに数字を探している状態です。
② 同じ数字でも集計の基準が違う
売上を「受注」「納品」「請求」「入金」のどの時点で数えるかが揃っていないと、担当者ごとに数字が変わります。数字の種類と基準日を決める必要があります。
③ 月末になってからしか集計していない
決算や月次試算表は重要ですが、確定するまで待っていると、当月中の手直しが難しくなります。管理用の速報値を別に作ることで判断を早められます。
④ Excelの計算方法が属人化している
特定の社員だけが複雑な集計表を理解していると、その人の不在時に数字を出せません。入力箇所・計算式・確認方法を共有することが欠かせません。
5．まず作りたい、数字がすぐに出る5つの仕組み
STEP 1｜経営者が知りたい数字を5つに絞る
まずは売上、粗利益、仕事別採算、入金予定、現預金と支払予定など、判断に必要な情報を優先します。何十種類もの指標を最初から作る必要はありません。
STEP 2｜データの出どころと集計ルールを決める
売上データはどこから取るのか、外注費は何を基準に集計するのか、案件番号をどう付けるのかを決めます。同じ数字を何度も入力し直さないことがポイントです。
STEP 3｜確定実績と見込みを分ける
実績は請求・支払などの裏付けがあるもの、見込みは受注・納品予定・発注予定などから算出したもの、といった区分を明確にします。更新日も必ず表示します。
STEP 4｜1枚の経営管理表にまとめる
最初はExcelでも構いません。売上・利益・資金繰りの状況を、担当者が毎回説明しなくても理解できる形に整理します。
STEP 5｜更新日と責任者を決め、定期的に確認する
表を作って終わりではありません。いつ誰が更新し、誰が確認するのかを決めます。数字が変化した理由を短く記録すると、その後の経営判断にも使いやすくなります。
6．毎日・毎週・毎月、何を確認する？
| 頻度の例 | 確認する主な内容 |
|---|---|
| 毎営業日または必要時 | 現預金、急ぎの入出金、大口の未回収 |
| 毎週 | 売上の進捗、着地見込み、案件別採算、30日程度の資金見通し |
| 毎月 | 確定した損益、予算と実績の差、仕事別利益、改善策の進捗 |
経営判断のための速報管理と、会計上の正確な月次決算は役割が異なります。速報値を使って早く動き、確定値でその判断を振り返ることが大切です。
7．数字を「集計する仕事」から「判断に使える仕組み」へ
数字がすぐに出てこないのは、社員の能力の問題とは限りません。多くの場合、日々の入力や資料の作り方が、経営判断につながる形になっていないのです。
profit｜プロフィットでは、経理の代行だけではなく、会社ごとの業務計数の集計、案件別の利益管理、見積り・請求・支払の流れの整理、毎月使える経営管理資料づくりまで支援します。
今あるExcelや業務データを活用しながら、社長や特定の社員がいないと数字が分からない状態を改善していきます。
「数字はあるはずなのに、経営判断に使える資料がない」という段階から、お気軽にご相談ください。
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