「経理も人事も忙しそうだが、何をどこまで任せているか分からない」「社員が増えるたびに事務処理が増える」「担当者が辞めると仕事が止まる」。こうした悩みはありませんか？
中小企業の経理・人事・労務は、会社の成長とともに複雑になります。請求や支払、勤怠と給与、入退社手続き、経費精算、社内の承認などが、別々のExcelや担当者の経験に依存していれば、仕事の重複や確認漏れが起こりやすくなります。
結論から言えば、経理・人事を丸ごと見直すとは、担当社員を減らしたり、すべてを外注したりすることではありません。会社の業務を入口から出口まで整理し、「社内で判断する仕事」「仕組み化する仕事」「外部に支援を依頼できる仕事」を分けることです。
今回は、業務の棚卸しから適正な役割分担、費用対効果、90日間の改善計画まで、具体的な表と架空の数字を使って説明します。
1．経理と人事を別々に改善しても、仕事が減らない理由
例えば、社員の入社情報を人事が入力し、給与担当が別の表に転記し、経理が人件費をもう一度集計している会社があります。部門ごとの仕事だけを見れば、それぞれ正しく処理しているかもしれません。
しかし会社全体で見ると、同じ情報を何度も入力しています。経理システムと人事システムの両方を新しく導入しても、元の業務ルールが整っていなければ重複は残ります。
| 現状の仕事 | 部門ごとの問題 | 全社で見直したいこと |
|---|---|---|
| 入社・異動・退職 | 人事情報の連絡漏れ、給与への反映遅れ | 社員情報と変更日を共通管理する |
| 勤怠・給与 | 勤怠の再集計、給与差戻し | 勤怠の承認後に給与へつなぐ |
| 経費申請・支払 | 申請と振込データが別管理 | 申請→確認→承認→支払をつなぐ |
| 請求・入金 | 営業の売上表と経理資料が一致しない | 受注・請求・入金の状態を揃える |
| 月次集計 | 複数の表から手作業で数字を集める | 同じ元データから経営資料を作る |
最初に見直すのは部署の人数ではなく、仕事のつながりです。どの情報を誰が入力し、どこで確認し、何に使うのかを把握しましょう。
2．まず整理したい経理・人事の7つの業務
「丸ごと見直す」といっても、すべての仕事を同時に変える必要はありません。最初に対象業務を一覧化し、件数・担当者・時間・締切・確認者を記録します。
| 業務分野 | 対象になる仕事の例 | 確認するポイント |
|---|---|---|
| ① 売上・請求・入金 | 売上確定、請求書、売掛金、入金照合 | 未請求・回収遅れ、二重入力 |
| ② 発注・支払 | 発注、請求書照合、承認、振込 | 支払漏れ・二重支払・承認待ち |
| ③ 経費・立替精算 | 申請、領収書、規程確認、精算 | 差戻し、集計方法、振込予定 |
| ④ 勤怠・給与 | 勤怠確定、給与条件、明細、振込資料 | 人事情報との不一致、締切 |
| ⑤ 入退社・人事情報 | 雇用条件、異動、保険関連情報、退職 | 変更日、必要書類、担当の分担 |
| ⑥ 月次・資金管理 | 試算表、損益、資金繰り、案件別採算 | 数字が出るまでの日数、精度 |
| ⑦ 社内共通管理 | 承認、資料保存、権限、引継ぎ | 特定社員への依存、情報管理 |
特に、給与と勤怠、請求と入金、発注と支払などは、片方の仕事だけでなく、前後の工程を合わせて見ることで改善点を発見できます。
3．「会社全体の業務の流れ」を一本につなぐ
必要なのは、複数の部署が使うデータの入口・出口を整理することです。すべてを同じソフトにまとめることが目的ではありません。
情報の管理元を明確にし、承認・変更履歴・重要な照合を残すことを前提とした業務設計の例です。
例えば、人事が変更した給与条件が給与計算に反映され、給与確定後の支払予定が資金繰り表に反映されると、経理担当者が同じ内容を何度も確認する負担を抑えやすくなります。
4．社内に残す仕事・仕組み化する仕事・外部へ任せる仕事を分ける
すべてを社員が処理する必要はありません。しかし、すべてを外部へ渡せば解決するわけでもありません。重要な判断と確認は、会社側に残ります。
| 区分 | 仕事の例 | 考え方 |
|---|---|---|
| 社内で判断・承認する | 給与・賞与の決定、重要支払、契約条件、人員配置 | 経営方針・会社の責任に関わる |
| 仕組み化・標準化する | 入社情報の受渡し、勤怠確定、請求照合、経費申請 | 毎月繰り返し、ルールを決められる |
| 外部支援を検討する | 定型入力、資料整理、定例集計、運用設計の支援 | 費用・品質・機密性と対応範囲を比較 |
| 専門家と連携する | 資格を要する申請・税務・社会保険労務の専門業務 | 法令と資格の範囲に応じて適切な専門家が対応 |
特に給与振込や取引先への支払は、計算・振込データ作成と最終承認を適切に分けることが重要です。効率化のために不正・誤送金防止のチェックをなくすべきではありません。
5．架空の従業員50人の会社で、どれくらい変えられる？
ここからは、従業員50人の会社が経理・人事をまとめて見直すとした場合の架空の改善目標です。実際に達成した企業の実績や平均値ではありません。
現状、経理・人事の定型業務に月160時間かかっており、入力・確認の重複を減らせれば月100時間へ短縮できると仮定します。
| 比較項目 | 見直し前 | 見直し後の仮の目標 |
|---|---|---|
| 経理・人事の対象作業時間 | 月160時間 | 月100時間 |
| 年間の外注・システム費用 | 360万円 | 240万円 |
| 給与・労務に関わる修正・ミス | 月5件 | 月1件 |
| 月次資料が揃うまでの期間 | 月末から10日 | 月末から3日 |
| 月間作業時間の減少 | ― | 60時間（37.5％） |
この例では、重複作業を減らせれば月60時間、年間720時間分の余力が生まれる計算です。年間の外注・システム費用は、重複契約の整理や不要な費用の見直しなどで360万円から240万円に抑えられると仮定しています。
ただし、作業時間が減ることと、社員の給与として支払う現金が減ることは別です。社員の雇用や勤務時間が同じなら、空いた時間を経営管理、請求漏れ防止、採算分析などに活用する効果として評価することも大切です。
6．経理と人事をまとめて改善するときの費用対効果の見方
先ほどの改善目標を管理上の時間コストに置き換えてみます。時間単価は会社の負担を踏まえて仮に3,000円と設定します。
| 項目 | 計算方法 | 金額・時間 |
|---|---|---|
| 削減できる作業時間 | 月160時間－100時間 | 月60時間 |
| 管理上の時間コスト相当 | 60時間×3,000円 | 月18万円 |
| 年間の作業時間相当の改善 | 18万円×12か月 | 216万円 |
| 外注・システムの年間費用差 | 360万円－240万円 | 120万円 |
| 導入・移行にかかる一時費用（仮） | 初年度のみ | 60万円 |
この条件なら、現金支出に直接関係する外注・システム費の年間差額は120万円、導入初年度の一時費用60万円を差し引けば、初年度の外注・システム費だけの差額は60万円となります。
一方、年間216万円の作業時間相当の改善は、社員の余力の価値を管理上で表したものです。これをそのまま現金支出の削減額として足し合わせてはいけません。実際には移行の教育、追加の管理作業、契約の解約費なども確認します。
7．見直す前に決めたい、経理・人事の管理ルール
① 社員・取引先などの共通データは管理元を決める
社員番号・入退社日・勤務条件・取引先・契約単価などの情報を、どこが正式な原本として管理するか決めます。給与と人事、請求と経理で別々の最新版が存在しないようにします。
② 変更した日付と担当者を残す
給与条件や単価の変更は、何月から適用するのかが重要です。履歴の上書きだけでは後から確認できなくなるため、適用日と承認者を記録します。
③ 締切と未処理を見えるようにする
勤怠確定、給与振込、請求書発行、入金確認、仕入先支払などの締切を共有し、未着手・確認待ち・完了を区別します。
④ 担当者が休んでも進められるようにする
主担当・代行担当・承認者を決め、必要な資料と短い手順書を会社管理の場所に残します。個人のパスワードを共有する方法ではなく、適切なアクセス権を設定します。
⑤ 個人情報を必要以上に共有しない
給与情報、個人の口座、住所、社会保険関係のデータなどは、必要な担当者だけが取り扱えるようにします。外部に委託する場合には、委託内容に応じた安全管理措置と委託先の監督も必要です。
個人情報保護委員会のガイドラインでも、個人データの取扱いを委託するときに委託元が必要かつ適切な監督を行うことを説明しています。外部へ任せたから会社の管理責任がなくなるわけではありません。
参考：個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」
8．経理・人事を丸ごと見直す5つのステップ
STEP 1｜今の仕事内容と作業時間を一覧にする
まず、経理・人事に関わる業務名、件数、担当者、確認者、使用するExcel・ソフト、締切、時間を記録します。忙しいという感覚を数字で確認することが必要です。
STEP 2｜重複・手作業・担当者依存を見つける
同じ社員情報を何度も転記していないか、経費や請求の申請が戻ってくる原因は何か、誰か一人が休むと止まる仕事はないかを確認します。
STEP 3｜入力・確認・承認の役割を明確にする
業務ごとに入力する人、数字を照合する人、最終的な承認者を決めます。重要な支払を安全に処理するための内部チェックは残します。
STEP 4｜既存のExcelとソフトを組み合わせて試す
最初から全システムを入れ替える必要はありません。現在使っているデータを活用し、勤怠から給与、売上から請求など一つの流れで試運転します。新旧データが一致しているか照合します。
STEP 5｜作業時間・ミス・費用と経営数字を見直す
改善後は、処理に必要な時間、修正件数、承認待ち日数、資料が経営者へ届くまでの日数を毎月確認し、必要なところを修正します。システム導入そのものを成果にしないことが重要です。
9．最初の90日間で進めるなら
| 期間 | 実施すること | 確認する成果 |
|---|---|---|
| 1〜30日 | 経理・人事の業務を棚卸しし、時間とミスを記録する | 優先する3業務を選ぶ |
| 31〜60日 | 入社情報・勤怠・給与、請求・支払などの連携を1つずつ試す | 二重入力、未処理、差戻しを減らす |
| 61〜90日 | 手順書・承認ルール・代行担当を整え、費用と時間を比較する | 他業務への展開と外部支援の要否を判断 |
業務を一度にすべて変えると、給与や請求などの重要な処理に影響することがあります。まず小さく試し、問題がないことを確認してから広げる進め方が現実的です。
10．改善を「会社の利益」につなげるには
業務時間や事務費用が減ったとしても、それだけでは会社の利益が改善したかどうか判断できません。空いた時間を何に使うかを考えましょう。
| 改善で生まれた余力 | 経営に使う方法 |
|---|---|
| 請求・入力の時間が減る | 請求漏れ・未入金の確認を早める |
| 人事情報の再入力が減る | 入社・退職の手続きや社員対応を確実にする |
| 経費・支払の確認が早くなる | 重複支払や支払遅れを防ぐ |
| 月次資料の作成が早くなる | 利益・資金繰り・仕事別採算を経営判断に使う |
| 引継ぎが簡単になる | 欠員時の業務継続と社員の休暇取得を支える |
最終的な目的は、社員の人数を減らすことではなく、必要な管理を維持しながら、経営者が利益を確認し、改善へ時間を使える会社になることです。
11．よくある質問
Q．中小企業の経理と人事は、まとめて外注した方が安いですか？
A．必ずしも安くなるわけではありません。外注料金、社内に残る承認・確認、導入費、専門資格が必要な業務を含めて比較します。まず業務の棚卸しを行い、外注する範囲を決めることが先です。
Q．経理と人事のシステムは一つにまとめるべきですか？
A．必ずしも一つのソフトにする必要はありません。社員番号や取引先情報の管理元を明確にし、必要なデータが正しくつながり、承認と履歴を確認できることが重要です。
Q．経理・人事の見直しは何から始めるべきですか？
A．業務名・担当者・月間処理件数・作業時間・締切を一覧にすることから始めます。重複入力や確認待ちが多い業務を優先すると、改善対象が決めやすくなります。
Q．Excelしか使っていない会社でも改善できますか？
A．改善を始められます。入力欄・計算欄、社員番号、取引先名、案件番号を統一し、転記を減らすだけでも効果を確認できます。必要になれば段階的にシステム化を検討します。
Q．担当者を減らさず、経理と人事のコストを下げられますか？
A．可能な場合がありますが、実際の現金支出と管理上の作業コストを分けて考えることが必要です。残業削減、不要な重複契約の整理、増員回避などは費用に影響します。一方、社員の給与が同じなら時間短縮がそのまま現金節約になるわけではありません。
12．社員任せにしない、経理・人事の仕組みづくりへ
中小企業が成長すると、経理や人事は単なる事務処理では済まなくなります。請求、支払、給与、人員、案件別利益、資金繰りがつながって初めて、経営者が必要な数字を確認しやすくなります。
profit｜プロフィットでは、経理・人事・労務のバックオフィス業務に加え、見積り・請求・支払・業務計数の集計、仕事別利益管理、資金繰り、引継ぎ・役割分担の仕組みづくりを、会社ごとの実態に合わせて支援します。
社員が何をしているか分からない、Excelが増えすぎた、担当者が辞めると仕事が止まる。そうした状況を、現状の確認から少しずつ改善していくことができます。
高額なシステムを前提とせず、現在のExcelや業務ソフトを活用しながら、必要な部分から低コストで整える方法を考えます。
「経理と人事をまとめて見直したい」「増員する前に業務を整理したい」「社員に頼らず経営数字を把握したい」という段階からでもご相談いただけます。
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参考資料
経済産業省「2025年版中小企業白書・小規模企業白書が閣議決定されました」 ／ 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」。本記事のモデル数値は全て説明用の架空の数値です。
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