経理担当者2人は本当に必要なのか？

経理担当者は、2人いれば安心なのでしょうか。それとも、1人で十分なのでしょうか。

「売上規模を考えると経理に2人も必要なのか」「経理の人数を増やさずに管理を回せないか」。中小企業の経営者にとって、経理部門の人員配置と人件費は見直したいテーマの一つです。

結論から言えば、経理担当者が2人必要かどうかは、会社の売上高や社員数だけでは決まりません。 実際の処理件数、作業時間、業務の複雑さ、締切、必要なチェック体制、代行できる人の有無から判断する必要があります。

人数を減らすことが目的ではありません。経理の品質を保ちながら、必要以上に手間をかけず、経営に使える数字を早く出せる状態を目指します。

1．経理担当者が2人必要な会社、1人でも回せる会社の違い

「従業員が何人なら経理は1人」という一律の目安はありません。同じ規模でも、事業内容によって経理の仕事量は大きく変わります。

経理部が単に仕訳を入力するだけなのか、資金繰り表、請求書、入金照合、給与計算、経営管理資料まで担当しているのか。「経理担当2人」という人数より、何の仕事を担っているかを先に確かめましょう。

2．最初に確認すべきは、2人の「業務時間の内訳」

適正人数を考える前に、1か月の経理業務を仕事別に並べます。「忙しい」「手が足りない」という感覚を、処理件数と時間に置き換えることが第一歩です。

例えば、経理担当者2人で次のような業務をしている会社を考えます。

この例では、作業方法を整理できれば、月間240時間の業務が170時間に減る可能性を想定しています。削減対象は人ではなく、重複入力・照合のやり直し・資料の作り直しなどの手間です。

3．業務時間を減らせても、すぐに「1人で十分」とは限らない

ここは特に大切なポイントです。240時間を170時間に減らせても、それだけで経理担当1人にできるとは限りません。

仮に1人当たりの月間勤務時間が160時間で、会議・研修・休暇への備えなどを考慮した実務処理に使える時間を130時間と設定します。これは説明のための仮定で、一般的な標準値ではありません。

この場合、経理担当1人＋外部支援等という形は検討できますが、実際の稼働時間が足りることと、経理の品質を保てることは別問題です。月末だけ作業が集中するなら、月間の合計時間だけでは判断できません。

また、別部署が承認・照合を担う場合にも、その部署に新たな負担が発生します。単に経理の仕事をほかへ移しただけでは、会社全体の効率化にならない場合があります。

4．経理2人の仕事を見直すとき、先に減らしたい5つの作業

① 同じ数字を何度も入力している

売上データを請求用Excelに転記し、さらに会計ソフトへ入力する。元データを請求・売上・管理資料へ使える形に整理すれば、転記の回数を減らせます。

② 単価や取引条件を毎回確認している

取引先別・サービス別の単価表が古いまま、担当者に問い合わせて処理していませんか。適用日と条件のある単価表を共通管理すれば、通常案件の照合を効率化できます。

③ 経費申請や請求書を何度も修正している

記入ルールが分かりにくいと、差戻しが増えます。入力項目・書式・提出期限・添付資料を統一すると、集計や再確認の負担を減らせます。

④ 月次資料をゼロから作り直している

毎月同じ集計を手で作り直すのではなく、業務データから同じ定義の表が作れるようにします。経理担当者が数字の入力より、数字の異常や原因の確認に時間を使えるようになります。

⑤ 全件を同じ方法で二重確認している

すべての確認を省くのは危険です。しかし、重複した確認を整理し、金額差異・取引条件変更・振込先変更・高額支払などの重要項目にチェックを集中させることは検討できます。

特に支払や振込先の変更では、担当者と承認者を分け、証跡を残すなど、不正とミスを防ぐ体制を維持します。

5．経理担当者2人と1人＋外部支援、どちらが安い？

人件費だけを比較すると、判断を誤ることがあります。次のように、実際には外部委託費や社内確認の時間も含めて比べる必要があります。

この例では年間240万円の差ですが、実際にその費用で必要な業務を担えるか、問題が起きた場合の責任分担はどうするかまで確認しなければ比較は成立しません。

一方で、経理2人が日々の処理に加えて資金繰り管理、業務改善、採算分析なども担っているなら、2人配置が十分に合理的な場合もあります。

現在の社員を減らすことを前提にせず、まずは増員の抑制、業務の再配置、空いた時間を利益改善に振り向ける方法から検討できます。雇用条件や配置を変更する場合は、労務面の適切な確認も必要です。

6．経理の仕事は「任せられるもの」と「社内に残すもの」を分ける

給与や個人情報、取引先の口座情報などは機密性の高いデータです。外部へ任せる場合には、アクセス権、秘密保持、データの保管方法、作業履歴を確認しましょう。

7．経理担当の適正人数を決める5つの手順

STEP 1｜2人が何をしているか、2週間記録する

仕訳、請求、入金照合、経費精算、支払、月次資料、問い合わせなどを分けて記録します。月末特有の業務もあるため、実際には月次締めまで含む期間で補足確認します。

STEP 2｜処理件数・所要時間・締切を一覧にする

単に時間の合計を出すだけでなく、月初・月末にどの程度作業が集中するかを見ます。請求件数や支払件数が多ければ、担当者を減らす前に仕事の分散が必要かもしれません。

STEP 3｜なくせる転記と重複確認を洗い出す

同じデータを複数回入力していないか、照合に必要な資料は揃っているか、差戻しはなぜ起きるかを確認します。

STEP 4｜改善後の業務時間を見積もり、1人で試す

机上の計算だけで判断せず、改善した仕組みで一部の業務を実際に処理します。通常月だけでなく、締め処理や担当者不在時も想定します。

STEP 5｜人数・外部支援・承認体制を一緒に決める

1人で回せる仕事、外部支援できる仕事、社長や管理者の承認が必要な仕事を分け、コストとリスクを比べた上で決めます。

8．よくある質問

Q．小さな会社で経理担当者2人は多すぎますか？

A．会社の規模だけでは判断できません。 取引先や請求件数が多い、料金体系が複雑、給与や資金繰りまで担当している場合は、少人数の会社でも2人以上が必要なことがあります。まずは業務量と締切を確認します。

Q．経理担当1人でも、会社は回りますか？

A．業務量とチェック体制が整っていれば可能な場合があります。 ただし、休暇や退職時の代行、重要な支払の承認者、月末の繁忙対応が必要です。1人にすべてを集中させないことが条件です。

Q．経理の外注で社員を1人減らせますか？

A．業務を分担できる可能性はありますが、必ず1人減らせるわけではありません。 データ入力や定型集計を外部に任せても、会社固有の取引判断、振込承認、経営管理などは社内に残ることがあります。費用・品質・管理負担を比較します。

Q．経理業務の効率化には高額なシステムが必要ですか？

A．必ずしも必要ありません。 請求・支払・経費の入力項目を統一し、Excelや既存ソフトのデータを再利用することから始められます。システム導入は、業務を整理して必要性が分かった後でも構いません。

Q．経理担当者が2人いるメリットは何ですか？

A．繁忙期の分担、業務の継続性、相互の確認、管理業務への対応などです。 ただし「同じ作業を2人が重複して行うこと」と「不正・ミスを防ぐ役割分担」は別です。必要なチェックを残して重複作業を減らします。

9．社員の人数より、会社に合った経理の仕組みを

経理の適正人数を考えるとき、単に人件費を削減することだけを目的にすると、請求漏れや支払ミス、数字の遅れなど、別の損失が発生する可能性があります。

重要なのは、どの業務に何時間かかり、どの業務を改善できるかを、数字で判断することです。

profit｜プロフィットでは、経理・人事・資金管理などの実務経験を踏まえ、会社ごとの経理業務を整理し、見積り・請求・支払・案件別採算・月次集計まで、社員だけに依存しない仕組みづくりを支援します。

「経理が2人いるけれど、何をしているか把握できていない」「採用する前に、今の業務を見直したい」「必要な仕事は残しながら、コストを抑えたい」といった段階からでもご相談いただけます。

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