経理担当者が突然退職したら会社はどうなる？

「経理担当者が明日から来なくなったら、今月の請求や支払を予定どおり進められますか？」

経理担当者が突然退職したとき、会社が直面するのは人手不足だけではありません。請求書の発行方法、支払予定、銀行の操作権限、給与計算の手順、会計資料の保存場所などが特定の担当者しか分からないと、重要な業務が止まることがあります。

結論は、経理担当者が退職しても会社の経理が必ず止まるわけではない、ということです。ただし、会社として業務の一覧・共有資料・代行担当・承認ルールを用意していない場合は、請求、入金、支払、給与、月次決算の遅延につながります。

今回は、すでに突然の退職が起きた会社がすぐに確認すべきことと、同じことを繰り返さないための仕組みづくりを、経営者向けに分かりやすく説明します。

1．経理担当者が突然退職すると、何が止まるのか？

経理の仕事は、単に会計ソフトへ入力するだけではありません。取引先や社員への支払いなど、期限のある業務とつながっています。

なかでも、数日以内に期限を迎える給与・支払・請求は優先順位が高くなります。会計資料の整理と、今日・今週中に処理すべき仕事は分けて考えましょう。

2．最初に確認するのは「今すぐ止めてはいけない仕事」

担当者が不在になった場合、まずは次の順番で確認します。会社にある記録や権限を使い、担当者個人のパスワードに頼らないことが基本です。

① 今日から7日間の支払・給与・請求の締切

銀行の振込予約、支払予定表、請求書の発行履歴、給与の振込予定などを一覧にします。期限・金額・相手先・承認者・対応状況を確認します。

② 会社で管理する銀行・会計・請求システムの利用権限

管理者アカウントや契約担当を確認し、会社として正規にアクセスできる体制を確保します。退職者のアクセス権は状況に応じて適切に停止・変更し、必要な操作履歴や証跡を保全します。個人のID・パスワードを聞き出して使い回す対応は避けます。

③ 請求・支払の元になる契約書とデータ

請求書、発注書、取引先ごとの契約・単価表、入金記録、支払済みの記録がどこにあるかを確認します。メールや共有フォルダの情報は、会社の権限とルールの範囲で取り扱います。

④ 最終承認・照合ができる人

急いでいるときでも、支払先口座や振込金額の確認を省くべきではありません。作業担当と最終承認者を分け、重要な支払は発注や請求書の根拠と照合します。

3．突然の退職に対応する「当日・7日以内・30日以内」の進め方

目先の支払や請求を終えるだけでは、次の月にも同じ問題が起こります。まず業務を継続し、その後で手順を会社に残すことが大切です。

4．請求書の発行が止まると、資金繰りにも影響する

経理担当者が不在になって請求処理が遅れると、入金予定も影響を受けることがあります。例えば、月末に発行する請求書のうち5件が未処理になった場合を考えてみます。

この例では250万円分の請求処理が止まっています。実際の入金への影響は契約上の請求期限や支払条件によりますが、請求処理の遅れは、入金管理と資金繰りの見通しを不安定にする原因になります。

「担当者が辞めたから請求できない」という状態を作らないことが重要です。請求の元データと承認手順を、会社側で確認できるようにしておきましょう。

5．引継ぎができなかった場合、必要なのはこの業務一覧

突然退職したときに困るのは、資料がないことだけではありません。「何を、いつ、誰が、どこまで進めたか」が分からないことも大きな問題です。

難しい仕組みを新しく導入する前に、こうした一覧をExcelで作るだけでも、現在何が止まっているのかが分かりやすくなります。

6．後任を急いで採用する前に、業務そのものを見直す

担当者が退職したからといって、これまでと同じ人数・同じ仕事内容の後任をすぐ採用することだけが解決策ではありません。

経理業務には、同じ数字を何度も入力する、請求や支払の表を毎月作り直す、資料の形式が担当者ごとに違うなど、改善できる仕事が含まれていることがあります。

重要なのは、必要な管理と確認は残しながら、不要な転記・重複作業・やり直しを減らすことです。

判断する順番は「人員」より「業務量」

業務を棚卸しした結果、社員1人で処理できる可能性もあれば、経理2人や外部支援を含む体制が必要な場合もあります。取引件数、締切の集中、業務の難易度、休暇時の代行、内部チェックを考慮して決めます。

外部の経理支援を活用する場合も、すべてを委託すればよいわけではありません。会社固有の取引判断や振込承認など、社内に残す責任と役割を明確にすることが大切です。

7．経理担当者が突然辞めても困らない会社にする5つの対策

① 請求・支払・給与の業務カレンダーを作る

毎月の締切、必要資料、担当者、承認者を一覧にします。重要な期限が経理担当者の頭の中だけに残らないようにします。

② 業務手順を短いマニュアルにまとめる

「入力資料→作業内容→照合→承認→保存」という順番で、代行者が迷わず処理できるようにします。画面操作だけでなく、例外が起きたときの判断先も記録します。

③ 契約・単価・請求・支払データを会社で管理する

個人PCや個人メールに依存せず、会社が管理する保存先に資料を整理します。ただし、全社員が閲覧できる状態にはせず、必要な権限のみ付与します。

④ 代行担当者と承認者を別々に決める

主担当が休んでも代行できるよう研修を行い、権限を準備します。支払などの重要な処理では、作成と承認の分離などのチェックを維持します。

⑤ 月に1回、代行できるか実際に試す

手順書があるだけでは不十分です。代行担当が資料を見て処理し、不明点を洗い出します。少なくとも重要業務は、定期的に復旧・代行手順を確認します。

8．もし経理担当者が1人しかいない場合は？

経理が1人しかいない会社ほど、急な休職や退職に備える必要があります。新しく社員をもう1人雇うことだけが方法ではありません。

社長や管理者による承認、ほかの社員による定型業務の代行、外部支援への一部委託など、業務の内容に応じて複数の対応方法を組み合わせることができます。

ただし、会計ソフトの操作や銀行口座の扱いを1人に集中させず、機密情報と内部統制の管理を優先します。単なるパスワード共有は代行体制ではありません。

9．よくある質問

Q．経理担当者が突然退職した場合、最初に何をすべきですか？

A．直近の給与・支払・請求の期限と、銀行や会計システムの正規の利用権限を確認します。その後、未処理の業務を一覧化し、代行担当者と最終承認者を決めましょう。

Q．引継ぎなしで辞めた場合、誰が経理をすればよいですか？

A．社内の代行可能な担当者、管理者、外部支援などで業務を分担する方法があります。まず業務の範囲と必要な権限を整理し、重要な承認と確認は会社の責任者が担う体制を作ります。

Q．経理担当者が辞めたら、すぐに後任を採用すべきですか？

A．必ずしも採用を最優先にする必要はありません。緊急業務を復旧したうえで、作業時間と改善できる業務を確認し、採用・配置転換・外部支援の費用と安全性を比較します。

Q．外部の経理代行に、給与や支払をすべて任せられますか？

A．資料整理や定型処理などを支援できる場合がありますが、何を任せられるかは契約・権限・業務内容によります。銀行操作の最終承認や法令上の資格を要する業務などは、委託範囲を適切に確認する必要があります。

Q．経理担当者の退職リスクを減らすには、何から始めればよいですか？

A．「業務一覧」「締切カレンダー」「資料の保存場所」「代行担当」の4点から始めることをおすすめします。今あるExcelや業務ソフトを利用して、できるところから整えられます。

10．担当者が辞めても、仕事が止まらない仕組みへ

経理担当者の突然の退職は、いつ起こるか分かりません。しかし、会社が備えることはできます。

そのためには、個人の経験や記憶だけに仕事を任せず、会社がデータ・手順・役割を管理できる状態にする必要があります。

profit｜プロフィットでは、経理・請求・支払・給与関連データの整理、業務一覧や引継ぎ資料の作成、代行体制の設計、仕事別利益や資金繰りの管理まで、会社の状況に合わせた改善を支援します。

「経理担当者が急に辞めて困っている」「1人経理のままで大丈夫か不安」「引継ぎできる仕組みがない」という段階からでもご相談いただけます。

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